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武汉天策会议案例
武汉天策会议
[武汉会议公司]活动幕后工作人员工作细则
对于一次大型甚或中小型年会活动,后台工作人员及活动组织人员的工作一般都会很紧张、很辛苦。如果你觉得以下这些东西对于你以后搞活动有借鉴作用,可在活动筹备期间,开会向有关人员明确这些事项,作好分工,制定详细的后台工作剧本或操作流程。还要进行活动的预先排演。在正式活动时还要时时留意、询问、叮咛、提醒,最好把相关的要求、注意事项和工作剧本等写在或印在纸上,带在身边。当然,不同的组织、不同的活动,工作职责、任务分工和活动程序都是不同的。
1
、预测检查年会每一环节是否都没有问题了。进一步在现场检查预测计划是否完备、对所有相关人员(内外、主客、媒体、上下级等)的服务安排是否妥善协调、沟通到位、时间进度表详细、没有遗漏(如交通、吃饭、住宿、进场、长途赶来人员的身体状况、协作分工等)。
2
、后台人员、活动组织人员、主持人等比年会正式活动提前半小时以上进场,检查所有设备物品(话筒音量、灯光明暗等)、场地布置、人员状况(服装、音响、道具、灯光等工作小组是否已经到位等),演练台词,等等,保证活动有序高效,没有不良状况出现。
3
、随时有序安排好年会座位,避免非合适人员占用好位置,包括年会主席台、能控制全场的好位置、前排位置、托儿的位置等。
4
、若条件许可,在人财物的安排上都留有适当余地,以应付改变。比如除了一般分工,还可安排一至数个自由人(志愿者),看见年会有什么要做就去做(这些人可能是全场工作最紧张的)。也可安排人手作场记,记录全场活动情况,作为以后改进的依据。
5
、提高年会工作效率(如化妆换装、物品整理时间),以便快速反应。
6
、确保后台前台、贵宾区、场外管理联系通道顺畅,电话手机齐备、线路通畅。
7
、阻止外人进入后台影响年会工作。
8
、准备好下一环节所需要的一切,提前准备物品。在接收到相关信号后,相关人员到指定位置等候或开始行动,上身弓、刀在手、弹上膛。
9
、监测整个活动进程,发现潜在问题快速反应。
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、与前台密切联系,场内外事项交接好,保证前台工作顺利进行。
11
、如果前台人员有失误,想法协助解决。 
12
、提醒相关人员准备好或做好自己的年会事项(催场)。
13
、保证每一环节衔接紧密、事项到位。如音乐响起的时机、追光、人员的服装等。
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、观察嘉宾、客户、前台人员及相关人员的细微反应或问题,做好细节服务,避免他们有不满意之处及显露问题,及时满足相关人员的年会合理要求(如端茶递水)。
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、监测活动环节等是否有欠缺,及时查漏补缺。
16
、其他人员出现问题而又不能公开提醒时,用巧妙的方法提醒对方。
17
、协助应付好因年会准备考虑不周、人员迟到、流程改变、活动随意、活动参与人员的无序及冲突、外人闯场、安全威胁、设备不良、物品丢失等出现的突发状况。
18
、掌控监测好时间和环境状况。
后台人员要遵守纪律和规定,不能高声喧哗、不能见客、不能做与演出无关的事,凡违反都有一律记下。年会活动结束后做好善后工作。如果以上事项都做好了,没有出现状况,就开个庆功宴了。
 
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